Context
Aquesta web està publicada des d’un workspace de Notion. El workspace ‘📚 FÍSICAUB WIKIBLOG’, al haver estat creat des d’un correu de la UB (Notion Education Plus), té diversos avantatges que un pla gratuït de Notion no tindria.
Entre aquests avantatges es troben el poder-hi posar fitxers de qualsevol mida, el poder tenir fins a 100 guests (editors amb més privilegis) i el disposar d’un historial de versions per cada pàgina.
Nivell de Seguretat 1: Historial
L’explicació oficial de la funcionalitat page history està explicada pels de Notion aquí.
Bàsicament, hi han dues funcionalitat útils. Per una banda es pot veure un historial de versions de cada pàgina, és a dir quins canvis ha patit i qui ha editat què. I per altra banda es pot veure quines subpàgines s’han suprimit.
Aquest historial dura 30 dies. És a dir si algú accidentalment borra moltes pàgines no passa res, amb dos clics es poden restaurar tal com estaven, simplement s’ha d’avisar amb temps. Igualment, mitjançant el buscador (Ctrl+K) es poden veure les pàgines que s’han modificat en l’última setmana o els últims 30 dies.
Nivell de Seguretat 2: Duplicar Workspace
En aquesta web està de moment deshabilitada la opció de duplicar una pàgina. Això és així perquè difícilment algú la faci servir i per evitar confondre als usuaris nouvinguts.
Tot i així, es pot habilitar en qualsevol moment. I de fet, així es fa aproximadament un cop al semestre per fer-ne una còpia de seguretat.
La idea està en que aquest workspace té el contingut, però depèn del compte amb el que s’ha creat. Per si de cas li passés alguna cosa a aquest compte (o al correu de la uni), es crea un cop al semestre una còpia de seguretat en un altre compte de Notion (amb correu personal).
Allà està tot exactament igual, inclosos els fitxers (malgrat amb el pla gratuït no es puguin posar fitxers de més de 5MB, sí es pot duplicar un workspace amb fitxers de mida superior), l’únic que de moment no és exactament igual són els links, que passen de ser blaus (o del color seleccionat) a ser el color gris per defecte d’un link (un problema bastant menor).
Nivell de Seguretat 3: Contingut exportat localment
Molt bé, però i si li passés alguna cosa al propi Notion? És a dir a la plataforma en si mateixa, i si canviessin la política d’empresa o si aquesta fes fallida o qualsevol cosa?
És una preocupació innecessària ja que sabem que no passarà, però tot i així està bé no confiar cegament en una empresa privada i tenir per si de cas, una segona còpia de seguretat.
Per sort el Notion ens ve amb dues eines molt potents, per una banda la funció de Exportar i Importar del Notion (tan en Markdown com en HTML) i per altra banda la API oficial de Notion.
No ens enganyarem, la funcionalitat d’exportar i importar del Notion de moment no és gaire bona. En HTML és millor que en Markdown però tot i així deixa molt a desitjar i en cap de les dues es renderitza bé el LaTeX al importar de nou (i en aquesta web són casi tot equacions).
Tot i així, hi ha una bona manera d’aconseguir visualitzar correctament el contingut en local, i és mitjançant Obsidian amb un plug-in oficial anomenat Importer.
Així doncs existeix, per una banda un fitxer ZIP amb l’HTML de tot el workspace exportat, que sempre es pot tornar a importar al Notion malgrat la pobre visualització, i per altra banda existeix també localment una ‘Vault’ d’Obsidian on es pot visualitzar de manera molt similar a aquesta web, tot el contingut amb equacions, imatges, GIFs, etc.
La idea és que aquesta exportació es faci aproximadament un cop a l’any.
Extra: Projecte de futur, web alternativa com a còpia de seguretat
Per últim, existeix la API de Notion, que és una possible manera de solucionar la funció d’exportació a HTML. Dit d’altra manera, mitjançant la API i coneixements de programació web, es pot exportar un fitxer .JSON que contingui tots els continguts d’aquesta web ben estructurats, en fitxers HTML, CSS, JS, etc. (en mode React), per tal de poder-los publicar com a web local (visualitzar-los des d’un ordinador) o com a web online en un servidor com Vercel o Netlify, és a dir una web completament independent del Notion, amb la possibilitat de tenir el seu propi domini, personalització extra, etc.
És un projecte que s’està mirant, però seria d’una magnitud tan gran, i ara mateix hi ha tan poca necessitat, que no s’està realitzant.
Altres mètodes de seguretat
Bloqueig de pàgines
Per evitar que algunes coses es modifiquin caòticament, la pàgina principal i algunes més així d’explicació de funcionament de la web estan bloquejades.
Al bloquejar una pàgina, aquesta no és editable per els usuaris genèrics i només la poden desbloquejar, editar i tornar a bloquejar, els guests.